Administrative Assistant job at Ministry Of Gender, Labour And Social Development | Apply Now

Duties and Responsibilities

• In conjunction with relevant officers, draw up and monitor appointments  and programmes.

• Answer  telephones  and give  information  to callers,  take  messages,  or  transfer  calls to

• appropriate  individuals,  Answer  enquiries  in form of telephone  or email and providing general information.   Assist in making outgoing calls when requested by other staff.

• Receive,  and direct stakeholders/visitors  to appropriate Officer (s).

• Ensure timely responses to inquiries and correspondences  to and from the Office.

• Receiving incoming mail and supervising the dispatch of outgoing mail. Confirm receipt of mails or documents.

• Ensuring that relevant documents for meetings and speeches are produced  on time and properly organized.

• Drafting letters of routine nature.

• Ensuring cleanliness and orderliness of the office.

• Managing records in accordance with established security and records management procedures.

• Photocopying,  filling and maintaining attendance register.

• Operate electronic mail systems and coordinate the flow of information both internally and with other organizations.

• Operate office equipment  such as fax machines, copiers, and phone systems. m.  Requisitioning  and Managing office stationery and equipment.

• Supervising the secretarial and support personnel for the office.

• Perform any other duties as may be assigned from time to time.